Cách viết văn bản Word để không mắc 15 lỗi sai cơ bản nhất


Hiện nay, soạn thảo văn bản Word là công cụ thiết yếu để trao đổi công việc, truyền tải thông tin. Tuy nhiên, có những lỗi sai căn bản mà nhiều người dùng vẫn mắc phải. Dưới đây là cách viết văn bản tránh được 15 lỗi sai cơ bản nhất.

15 lỗi thường gặp khi viết văn bản word và cách sửa

1.1 cách-viết-văn-bản

  1. Lỗi: Khi viết hết dòng hay nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện số thứ tự đếm dòng

Khắc phục: Chọn File => Page setup => Layout và nhấn LineNumbers => Bỏ dấu trong ô Add line numbering => OK.

  1. Lỗi: Đường viền bao quanh văn bản

Khắc phục: Chọn Tools trên thanh công cụ => Options => View => Bỏ dấu trong ô Text boundaries => OK.

  1. Lỗi: Muốn đánh số trang, xuất hiện chữ Page nhưng không hiện ra số trang.

Khắc phục: Chọn Tools trên thanh công cụ => Options => View => Bỏ dấu trong ô Field codes => OK.

  1. Lỗi: Khi nhấn phím Tab xuất hiện dấu mũi tên

Khắc phục: Vào Tools trên thanh công cụ => Options => View => Bỏ dấu trong ô Tab Characters => OK.

5 Lỗi: Khi nhấn Home hay End thì không có tác dụng

Khắc phục: Vào Tools trên thanh công cụ => Options => Genaral => Bỏ dấu trong ô Navigation keys for Wordperfect users => OK.

  1. Lỗi: Muốn kẻ hình vẽ hay Text box nhưng lại xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thực hiện

Khắc phục: Vào Tools trên thanh công cụ => Options => Genaral => Bỏ dấu trong ô Automatic Create => OK.

  1. Lỗi: Muốn chèn hình ảnh vào văn bản nhưng không thấy hình hiện lên

Khắc phục: VàoTools trên thanh công cụ => Options => View => Bỏ dấu trong ô Picture Placeholders => OK.

  1. Lỗi: Khi in văn bản bị in từ cuối trang lên đầu trang

Khắc phục: Vào thanh công cụ Tools => Options  => Print => Bỏ dấu trong ô Reverse Print order => OK.

  1. Lỗi: Chữ i bị chuyển thành I

Khắc phục: Chọn Insert trên thanh công cụ => AutoText => Tab AutoCorrect. Ở ô Replace đánh chữ i. Nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng dưới thì chọn vào dòng đó => Delete =>OK

  1. Lỗi: Khoảng trống giữa chữ “H ải b ị ố m”

Khắc phục: Chọn Tools trên thanh công cụ => Options => Tab Edit => Xóa dấu tích ở ô Use smart cut and paste => OK

  1. Lỗi: Muốn gõ chữ thường đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa
    Khắc phục: Bạn chọn Tools trên thanh công cụ => AutoCorrect Options => AutoCorrect => Bỏ dấu ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.
  2. Lỗi: Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.

Khắc phục: Chọn Tools trên thanh công cụ = > Options => Spelling and Grammar => Bỏ dấu ở dòng Check grammar as you type.

13.Lỗi: Khi nhấn phím space (khoảng cách) thì xuất hiện dấu chấm trên đầu
Khắc phục: Bạn lựa chọn Tools trên thanh công cụ => Options => View => All
14 .Lỗi: Không chèn được số thứ tự của trang

Khắc phục: Lựa chọn Insert trên thanh công cụ => Pages numbers => Format => Continue from => OK.
15. Lỗi: Khi gõ dấu, lệch dấu kí tự trên chữ hoa
Khắc phục: Sử dụng các font chữ của bảng mã TCVN3, VNI-Windows … khi bỏ dấu thì thấy dấu lệch sang bên phải. Đó là do tiện ích AutoCorrect của Word.
Chọn Tools trên thanh công cụ => AutoCorrect Options => AutoCorrect => Bỏ đánh dấu Correct TWo INitial Capitals => OK.
Những quy tắc gõ văn bản mà không phải ai cũng biết

+ Không dùng phím enter để xuống dòng.

+ Chỉ dùng một dấu trắng để phân cách, không dùng căn chỉnh lề.

1.2 cách-viết-văn-bản

+ Các dấu ngắt câu phải được gõ sát từ đứng trước nó, đến một dấu trắng và nội dung.

+ Các dấu mở ngoặc hoặc ngoặc kép là kí hiệu đầu từ, phải viết sát kí tự vào bên phải dấu.

Những lỗi sai và cách sửa trên sẽ giúp bạn nắm được hình thức về mặt gõ một văn bản “chuẩn”.Về cách viết văn bản chuẩn, bạn có thể tham khảo những khóa học content, copywriter tại Vinalink – Đơn vị đào tạo hàng đầu Việt Nam về kỹ năng viết để tạo nên những nội dung “chất lượng” cho công việc của mình.

Chúc các bạn thành công!

 

Đọc tiếp: